POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS

CONSTRUCTORA AGATA S.A.S.

Contenido

Capitulo I.   Disposiciones generales

Capitulo II.   Autorización.

Capitulo III. Tratamiento de datos personales.

Capitulo IV. Derechos y Deberes.

Capitulo V.   Procedimiento de accedo, consulta y reclamación.

Capítulo VI. Seguridad de la Información.

Capitulo VII.   Disposiciones Finales.

 

CAPITULO I.  DISPOSICIONES GENERALES.

 

  1. LEGISLACIÓN APLICABLE. Estas políticas fueron elaboradas teniendo en cuenta las disposiciones contenidas en la Constitución Política, en el artículo 15 de la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013 y las sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011.

 

  1. AMBITO DE APLICACIÓN. Estas políticas se aplican al tratamiento de los datos de carácter personal que recoja y maneje CONSTRUCTORA AGATA S.A.S.

 

  1. BASES DE DATOS. Las políticas y procedimientos contenidos en el presente documento aplican a las bases de datos que maneja la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S. y que serán registradas de conformidad con lo dispuesto en la Ley y sus decretos reglamentarios.

 

  1. OBJETO. Por medio del presente documento se da cumplimiento a lo previsto en el literal del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un documento interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

 

Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.

 

  1. DEFINICIONES. Para efectos de la aplicación de las reglas contenidas en el presente documento y de acuerdo con lo establecido en el artículo 3 de la Ley1581de 2012 se entiende por:

 

  1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar acabo el tratamiento de datos personales;

 

  1. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;

 

  1. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse aun o varias personas naturales determinadas o determinables;

 

  1. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular;

 

  1. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

  1. Dato público: Es aquel que no sea privado o sensible.

 

  1. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento;

 

  1. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

 

  1. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

 

  1. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de los mismos.

 

  1. PRINCIPIOS. Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros generales que serán respetados por la Compañía en los procesos de acopio, uso y tratamiento de datos personales.

 

  1. Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por la Compañía debe obedecer a una finalidad legítima de la cual debe ser informada al Titular;
  2. Legalidad. El Tratamiento de Datos Personales en Colombia es una actividad reglada y por ende los procesos de negocios y destinatarios de este Manual deben sujetarse a lo dispuesto en esta Política.

 

  1. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

 

  1. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan error;

 

  1. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener de la Compañía en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de los datos que le conciernan;

 

  1. Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados.

 

  1. Solo serán cedidos a terceros que requieran estos Datos para la prestación de algún servicio a CONSTRUCTORA AGATA S.A.S. que sea necesario y contenga la misma finalidad que le esté dando la Compañía a la dichos Datos Personales. El Titular con su autorización, facultará a la Compañía de la misma manera a la transferencia y cesión de sus Datos Personales para las finalidades mencionadas en el presente documento;

 

  1. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por parte de CONSTRUCTORA AGATA S.A.S. se deberá proteger mediante el uso de las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

 

  1. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento

 

CAPITULO II.  AUTORIZACIÓN.

 

  1. AUTORIZACIÓN. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la Ley, para el Tratamiento del Dato Personal se requiere la autorización previa y expresa del Titular, por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.

 

No será requerida la autorización en los siguientes casos:

1.1. Cuando sea requerida por entidad pública o administrativa en cumplimiento de sus funciones legales, o por orden judicial.

1.2. Cuando se trate de Datos de naturaleza pública.

  1. 1.3. En casos de emergencia médica o sanitaria.
  2. 1.4. Cuando sea Tratamiento de información autorizado por la Ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  3. 1.5. Cuando se trate de Datos Personales relacionados con el Registro Civil de las personas.
  1. FORMA Y MECANISMOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, o en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta de autorización del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.

 

Con el procedimiento de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alternación a los mismos y el uso específico que de ellos se ha dado. Lo anterior con el fin de que el titular tome decisiones informadas con relación a sus datos personales y controle el uso de su información personal.

 

CAPÍTULO III. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

La CONSTRUCTORA AGATA S.A.S. recolecta, almacena, usa, procesa, suprime y circula Datos Personales, entre los cuales se pueden listar la información relacionada con, el nombre, dirección, teléfono, documento de identidad, correo 

electrónico, datos laborales, ocupación, información sobre bienes poseídos, datos financieros (ingresos, gastos, créditos), entre otros. Con ocasión del desarrollo de su objeto social, el cual se circunscribe a “la construcción. Sin embargo, la Sociedad podrá realizar cualquier actividad lícita”, y/o debido a una relación laboral, comercial o civil con los distintos Titulares de los Datos Personales. 

 

En cuanto a los audios y videos de vigilancia CONSTRUCTORA AGATA S.A.S. utiliza diversos medios de audio y video para efectos de protección y control. La información se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información podrá ser usada como prueba en cualquier judicial o administrativo y será suministrada a las autoridades previo requerimiento de estas. 

En virtud de lo anterior, las operaciones que constituyen Tratamiento de Datos Personales por parte la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., en calidad de Responsable y/o Encargado del mismo, se regirán por las siguientes disposiciones:

 

  1. Datos relacionados con el proceso de gestión del Recurso Humano 

 

  1. Tratamiento de datos previos a la relación laboral: La CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., informará, de manera anticipada a las personas interesadas en participar en un proceso de selección, las políticas y procedimientos aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante el proceso de selección, y solicitará la correspondiente autorización para el Tratamiento a sus Datos Personales.

 

Cuando la compañía contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el Tratamiento que se deberá dar a los Datos Personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso.

 

La finalidad del Tratamiento de los Datos suministrados por los interesados en las vacantes de la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S. y la información personal obtenida del proceso de selección, se limita a: 

  1. clasificación, almacenamiento, archivo de los Datos Personales, 
  2. entrega de la información a terceros encargados de los procesos de selección, 
  3. consultar en las listas para prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, por sí mismo o través de un tercero,
  4. desarrollar los procesos de selección,
  5. verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los prospectos respecto de los criterios de selección de la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S.
  6. cumplir con deberes legales a los que está obligada la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S.,
  7. Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S.,  y el Titular.

 

CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., podrá consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el aspirante al cargo se encuentre almacenada en las bases de Datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de Datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, Cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.

 

Los Datos Personales de carácter sensible que se puedan obtener de un proceso de selección de personal, serán protegidos a través de adecuadas medidas de seguridad.

 

  1. Tratamiento de datos durante la relación laboral: La CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., informará las políticas y procedimientos aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que suministren sus empleados y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del Tratamiento a sus Datos Personales. El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., salvo que converja dicha calidad con otra de las enunciadas en este documento. Así mismo, el uso diferente de los Datos e información personal de los empleados, diferente a las mencionadas en líneas precedentes, solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de Datos Personales.

 

Las finalidades del tratamiento de los Datos Personales suministrados por los empleados de la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., son: 

  1. dar cumplimiento a la ley colombiana o a la normativa aplicable que regule la materia,
  2. cumplir las órdenes de las autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos,
  3. clasificación, almacenamiento, archivo de los Datos Personales, 
  4. consultar en las listas para prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, por sí mismo o través de un tercero,
  5. entrega de la información a terceros encargados de procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, capacitación y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual, 
  6. realizar procesos de evaluación, entrenamiento, certificación, capacitación y demás y demás procesos requeridos en el desarrollo de la relación contractual, 
  7.  verificar, comparar, evaluar las competencias laborales y personales de los empleados, 
  8. emitir certificaciones relativas a la relación del titular del Dato con la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S.
  9. envío de información a cajas de compensación, AFP, ARL, EPS 
  10. entrega de Datos Personales a proveedores para programas de bienestar laboral, 
  11. envío de información de interés.
  1. cumplir con deberes legales a los que está obligada la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S.,
  1. Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S.,  y el Titular.

 

CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., podrá consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el empleado se encuentre almacenada en las bases de Datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de Datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, Cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.

 

Los Datos Personales de carácter sensible que se puedan obtener dentro de la relación contractual, serán protegidos a través de adecuadas medidas de seguridad.

 

  1. Datos relacionados con la composición accionaria

 

La CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., si personas naturales llegaren a tener la condición de accionista solicitará autorización para efectuar el Tratamiento de la información para las finalidades derivadas de la relación estatutaria existente tales como: 

 

  1. convocatoria a las reuniones de Asamblea general de accionistas,
  2. consultar en las listas para prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, por sí mismo o través de un tercero,
  3. envío de información de interés y de invitaciones a eventos programados por la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S.
  4. emisión de certificaciones, 
  5. elaboración y envío de información relacionada con los derechos económicos y políticos del accionista
  6. dar cumplimiento a la ley colombiana o a la normativa aplicable que regule la materia,
  7. cumplir las órdenes de las autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos
  8. Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., y el Titular.

 

En todo caso, el acceso a la información personal se realizará conforme las normas contenidas en el Código de Comercio y las disposiciones complementarias que regulen la materia.

 

CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., podrá consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el accionista se encuentre almacenada en las bases de Datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de Datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, Cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.

 

Los Datos Personales de carácter sensible que se puedan obtener dentro de la relación estatutaria, serán protegidos a través de adecuadas medidas de seguridad.

 

  1. Datos relacionados con la relación con proveedores y/o contratistas

 

La CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., informará a los proveedores y/o contratistas las políticas y procedimientos aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que estos suministren en cumplimiento de la relación contractual y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del Tratamiento a dicha información.+

 

Las finalidades del Tratamiento de los Datos Personales suministrados por los proveedores y/o de la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., son:

  1. ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada por los proveedores y/o contratistas para su fácil identificación, 
  2. analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada por los proveedores y/o contratistas, 
  3. consultar en las listas para prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, por sí mismo o través de un tercero,
  4.  envío de información de interés y de invitaciones a eventos programados por la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S.
  5. envió de invitaciones a cotizar, 
  6. elaboración de contratos,
  7. dar cumplimiento a la ley colombiana o a la normativa aplicable que regule la materia,
  8. cumplir las órdenes de las autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos
  9. emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del Dato con la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S.
  10. realizar gestiones administrativas, contables, fiscales y de proveedores y/o contratistas
  11. Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S.,  y el Titular.

 

CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., podrá consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el proveedor y/o contratista se encuentre almacenada en las bases de Datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de Datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, Cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.

 

Los Datos Personales de carácter sensible que se puedan obtener dentro de la relación precontractual, contractual o postcontractual, serán protegidos a través de adecuadas medidas de seguridad.

 

  1. Datos relacionados con la relación de clientes potenciales y clientes

 

La CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., informará a los Clientes potenciales y a sus Clientes las políticas aplicables al Tratamiento de los Datos Personales que suministren en cumplimiento de la relación precontractual, contractual y poscontractual y solicitará la correspondiente autorización para la aplicación del Tratamiento a dicha información.

 

Las finalidades de la entrega de los Datos Personales suministrados a la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., son: 

 

  1. ordenar, catalogar, clasificar, almacenar y separar la información suministrada para su fácil identificación, 
  2. consultar, comparar y evaluar toda la información que se encuentre almacenada en las bases de Datos de cualquier central de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, 
  3. analizar, procesar, evaluar, tratar o comparar la información suministrada, 
  4. consultar en las listas para prevención y control de lavado de activos y financiación del terrorismo, por sí mismo o través de un tercero,
  5.  envío de información de interés, publicidad, prospecciones comerciales y/o de invitaciones a eventos programados por la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S.
  6. envió de cotizaciones, 
  7. elaboración de órdenes de promesa, vinculaciones a fiducia, promesas de compraventa, y de contratos en general,
  8. envió de facturación,
  9. implementar programas de fidelización y servicio al cliente, 
  10. realizar encuestas de satisfacción,
  11. dar cumplimiento a la ley colombiana o a la normativa aplicable que regule la materia,
  12. realizar estudios de crédito, cobranza o riesgo crediticio, bien sea, a través de la empresa o de sus aliados estratégicos.   
  13. realizar estudios de mercado y/o actividades de georreferenciación, segmentación y estudios estadísticos
  14. adelantar convenios comerciales, eventos o programas institucionales directamente o en asocio con terceros.
  15. realizar contactos para informar sobre el proceso de cobranza de las obligaciones
  16. realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio.
  17. cumplir las órdenes de las autoridades judiciales, administrativas o entidades privadas en ejercicio de servicios públicos
  18. emisión de certificaciones relativas a la relación del titular del Dato con la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S.
  19. realizar gestiones administrativas, contables, fiscales 
  20. Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo del contrato o la relación comercial entre la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S.,  y el Titular.

 

CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., podrá consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre el de clientes potenciales y clientes se encuentre almacenada en las bases de Datos de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera, o cualquier base de Datos comercial o de servicios que permita establecer de manera integral el comportamiento que como proveedor, usuario, Cliente, garante, endosante, contribuyente y/o como titular de servicios financieros, comerciales o de cualquier otra índole.

 

Los Datos Personales de carácter sensible que se puedan obtener dentro de la relación precontractual, contractual o postcontractual, serán protegidos a través de adecuadas medidas de seguridad.

 

  1. Tratamiento de Datos Personales de la comunidad en general

 

La recolección de Datos de personas naturales que CONSTRUCTORA AGATA S.A.S. trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, se sujetará a lo dispuesto en esta Política. Para el efecto, previamente CONSTRUCTORA AGATA S.A.S. informará y obtendrá la autorización de los titulares de los Datos en los documentos e instrumentos que utilice para el efecto y relacionados con estas actividades.

 

En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de la Compañía que desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren Datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva la norma aquí adoptada, además de prevenir posibles sanciones legales.

 

NOTA: Para todos los casos es importante aclarar que en ningún momento estas bases de datos se comercializarán con otras empresas o sociedades.

 

Capítulo IV. Derechos y deberes

 

  1. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a La Compañía, en su condición de responsable del tratamiento.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Compañía, en su condición de Responsable del Tratamiento.
  3. Ser informado por la Compañía, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

Los derechos de rectificación, actualización o supresión se podrán ejercer por: 

  1. El Titular o sus causahabientes, previa acreditación de su identidad, o a través de instrumentos electrónicos que le permitan identificarse. 
  2. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 
  3. Por estipulación a favor de otro o para otro. 
  4. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.

 

2. DEBERES DE CONSTRUCTORA AGATA S.A.S. de conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, la Compañía se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
  2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
  3. Realizar oportunamente, esto es en los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012, la actualización, rectificación o su presión de los datos;
  4. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en elartículo14 de la Ley 158 de 2012;
  5. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judicial es relacionados con la calidad o detalles del dato personal;
  6. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
  7. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
  8. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violación es a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
  9. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 

 

CAPÍTULO V. PROCEDIMIENTO DE ACCESO, CONSULTA Y RECLAMACIÓN

 

CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., en cumplimiento de las disposiciones constitucionales y legales de protección de Datos Personales, pone en conocimiento de los interesados el siguiente procedimiento:

 

  1. Consultas. Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en CONSTRUCTORA AGATA S.A.S. El Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento deberán suministrar a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta se formulará por cualquiera de los canales señalados y se deberá crear y conservar evidencia de ello. 

 

La consulta se formulará mediante solicitud dirigida a CONSTRUCTORA AGATA S.A.S. o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la dirección física, electrónica y números de teléfono.

 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

  1. Reclamos. El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos de CONSTRUCTORA AGATA S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 

 

  1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a CONSTRUCTORA AGATA S.A.S. o al Encargado del Tratamiento, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 
  3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

En todo caso, la CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., pone en conocimiento de los interesados, las siguientes especificaciones:

 

  1. El Titular del Dato y/o su representante, acreditará esta condición mediante copia del documento pertinente y de su documento de identidad, que podrá suministrar por medio físico o por correo electrónico si los documentos han sido digitalizados. En caso de que el Titular este representado por un tercero deberá allegarse el respectivo poder, el cual deberá tener reconocimiento del contenido ante Notario. El apoderado deberá igualmente acreditar su identidad en los términos señalados.

 

  1. La solicitud para ejercer cualquiera de los derechos mencionados deberá hacerse por escrito sea este físico o por correo electrónico si los documentos han sido digitalizados. Dicha solicitud podrá dirigirse a la dirección principal en Medellín Calle 17 Sur No, 44 – 214, o al correo electrónico habilitado por la Compañía para el ejercicio del Habeas Data habeasdata@verticeing.com. CONSTRUCTORA AGATA S.A.S. podrá disponer de otros medios para que el Titular de los Datos Personales ejerza sus derechos.

 

  1. Para consultas acerca de información relacionada con los procedimientos el titular puede comunicándose en Medellín al teléfono (57+4) 448 68 00 

 

  1. La solicitud de ejercicio de cualquiera de los derechos mencionados contendrá la siguiente información:

 

4.1. Nombre del Titular del Dato Personal, y de sus representantes, de ser el caso.

 

4.2. Petición concreta y precisa de información, actualización, rectificación o revocatoria del consentimiento y/o su presión del Dato. En cada caso la petición deberá estar razonablemente fundamentada para que la Compañía proceda como Responsable del Tratamiento de la base de Datos a dar respuesta.

 

4.3. Dirección física y/o electrónica para notificaciones.

 

4.4. Documentos que soportan la solicitud conforme lo indicado en numerales anteriores.

 

4.5. Firma de la solicitud por parte del Titular del Dato Personal.

 

Para acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio en ejercicio de las acciones legales contempladas para los Titulares de Datos o interesados, se deberá agotar previamente el trámite de consultas y/o reclamos aquí descrito

 

CAPÍTULO VI. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

 

  1. MEDIDAS DE SEGURIDAD. En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, la Compañía adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 

  1. IMPLEMENTACIÓN DE LAS MEDIDAS DE SEGURIDAD. La Compañía mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos.

 

Capítulo VII. Disposiciones finales

 

  1. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES.

 

La responsabilidad en el adecuado Tratamiento de Datos Personales al interior de CONSTRUCTORA AGATA S.A.S., está en cabeza de todos sus colaboradores y administradores.

 

En consecuencia, al interior de las áreas que den Tratamiento a Datos Personales, se deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento de la presente Política, dada su condición de encargados y/o responsables del tratamiento de los Datos Personales contenidos en los sistemas de información y las bases de datos de la Compañía.

 

  1. PROHIBICIONES

 

En desarrollo de esta Política, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.

2.1 Se prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro Tratamiento de Datos Personales de carácter sensible sin autorización del Titular del Dato personal y/o de CONSTRUCTORA AGATA S.A.S.

El incumplimiento de esta prohibición por parte de los Colaboradores de la Compañía será considerado como falta grave, que podrá dar lugar a la terminación de la relación laboral. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones legales adicionales a que haya lugar.

El incumplimiento de esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con CONSTRUCTORA AGATA S.A.S. será considerada como causa grave para dar terminación al contrato, sin perjuicio de las acciones adicionales a que haya lugar.

2.2. CONSTRUCTORA AGATA S.A.S. prohíbe la cesión, comunicación o circulación de Datos Personales, sin el consentimiento del Titular del Dato o sin autorización de Compañía.

2.3 CONSTRUCTORA AGATA S.A.S. prohíbe el Tratamiento de Datos Personales de niños y adolescentes menores de edad, salvo autorización expresa de sus representantes legales.

 

  1. VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS. 

 

Las bases tendrán una vigencia de 20 años.

 

  1. VIGENCIA. 

 

El presente documento rige a partir de Octubre 3 de 2017

 

 

Para mayor información, favor comunicarse correo electrónico dispuesto para tal efecto habeasdata@verticeing.com, o al teléfono (57+4) 448 68 00, o en la página www.verticeing.com.